Ausschreibungen: So gelingt die Zusammenarbeit mit Auftragnehmern

Laut Definition sind Ausschreibungen die öffentliche Aufforderung an Unternehmen, Angebote für ein geplantes Projekt zu unterbreiten. Meist sind damit öffentliche Ausschreibungen gemeint. Aber auch gewerbliche und sogar private Auftraggeber können von dem System profitieren und mithilfe von Ausschreibungen günstige Angebote einholen. Lesen Sie hier mehr darüber, wie eine gute Ausschreibung gelingt und was Sie beachten müssen.

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Was unterscheidet öffentliche, gewerbliche und private Ausschreibungen?

Am bekanntesten sind Ausschreibungen aus dem öffentlichen Vergabeverfahren: Wenn der Staat selbst oder staatliche Institutionen Aufträge an Unternehmen vergeben und diese Aufträge einen bestimmten Schwellenwert überschreiten, dann muss die Auftragsvergabe bestimmten Regeln folgen. Diese sind gesetzlich festgelegt und entscheiden darüber, ob die Aufträge öffentlich, beschränkt, freihändig oder sogar direkt vergeben werden dürfen.

Die Vergabe solcher Ausschreibungen läuft sehr geregelt ab. Zum Beispiel müssen öffentliche Ausschreibungen laut VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) in Tageszeitungen, Amtsblättern, Ausschreibungsportalen o. Ä. zugänglich gemacht werden. Der Auftragswert spielt eine wichtige Rolle für das Verfahren, und es muss eine konkrete Angebotsfrist vorgegeben werden. Daher sind öffentliche Ausschreibungen recht aufwendig, die Projekte entsprechend groß.

Nicht öffentliche Ausschreibungen werden bisweilen als „private Ausschreibungen“ bezeichnet. Der Begriff ist jedoch irreführend, da es sich zum allergrößten Teil um gewerbliche Ausschreibungen, also Ausschreibungen im B2B-Bereich, handelt. In den seltensten Fällen schreiben Privatpersonen Aufträge aus. Unternehmen, die nicht dem öffentlichen Recht unterliegen, sind zur öffentlichen Ausschreibung nicht verpflichtet. Dennoch können beide Seiten davon profitieren:

  • Die ausschreibenden Unternehmen erhalten möglicherweise eine Vielzahl von Angeboten für den jeweiligen Auftrag und können daher den Anbieter mit den besten Konditionen auswählen.
  • Häufig suchen Unternehmen auch nach Subunternehmern für die Bewältigung eines großen Projekts. Insbesondere Subunternehmer im Baugewerbe lassen sich gut über Ausschreibungen finden.
  • Der potenzielle Auftragnehmer erhält dank der Ausschreibung genaue Informationen über das Projekt und kann so genau beurteilen, ob eine Zusammenarbeit sinnvoll ist.

Öffentliche Ausschreibungen lassen sich auf diversen Ausschreibungsplattformen einsehen. Zum Beispiel veröffentlicht der Bund Ausschreibungen online auf service.bund.de. Gewerbliche Ausschreibungen unterliegen keinen Regeln zur Veröffentlichung, daher kommt eine Vielzahl von Ausschreibungsportalen infrage. Über das B2B-Portal der Auftragsbank können Sie kostenlos Aufträge vergeben und in nur wenigen Schritten pontetielle Auftragnehmer bzw. Subunternehmer finden.

Gute und korrekte Ausschreibungstexte verfassen

Wenn es um die Formulierung einer Ausschreibung geht, ist erneut zwischen öffentlichen und nicht öffentlichen Ausschreibungen zu unterscheiden. Öffentliche Ausschreibungen müssen alle relevanten Informationen enthalten, insbesondere eine ausführliche Leistungsbeschreibung inklusive Leistungsverzeichnis. Darin müssen die geforderten Leistungen eindeutig beschrieben sein – in der Praxis gar kein so einfaches Unterfangen. Auch Pläne, andere wichtige Dokumente und eine detaillierte Beschreibung des Projekts gehören dazu.

Um das Erstellen von Ausschreibungstexten zu erleichtern, stellen die Länder und Gemeinden Vorlagen für Ausschreibungen zur Verfügung. Für die Hauptstadt etwa finden sich solche Vorlagen im Vergabeleitfaden Berlin. Es empfiehlt sich, andere öffentliche Ausschreibungen als Beispiele zu nutzen, denn die Vorgaben sind umfangreich. Die Ausschreibungen sind so zu formulieren, dass sie technisch und rechtlich korrekt sind und wichtige Termine sowie Vertragsbedingungen enthalten.

Tipp: Wenn Sie eine öffentliche Ausschreibung erstellen müssen, lassen Sie diese von einer erfahrenen Person prüfen. Es gibt mittlerweile auch Computerprogramme, die bei der Erstellung von Ausschreibungstexten unterstützen – insbesondere bei der Leistungsbeschreibung.

Gewerbliche Ausschreibungen formulieren

Wer nicht im öffentlichen, sondern im B2B-Bereich tätig ist, hat es leichter. Dennoch profitieren Unternehmen auf beiden Seiten auch bei gewerblichen Ausschreibungen von einer detaillierten Auftragsbeschreibung. Sie hilft im ersten Schritt bei der Auswahl passender Aufträge bzw. Auftragnehmer: Auftragnehmer können schon vorab prüfen, ob sie die erforderlichen Qualifikationen besitzen. Auftraggeber sparen Zeit, weil die inhaltliche Qualität der Angebote bereits hohen Anforderungen entspricht.

Kommt eine Zusammenarbeit zustande, ist die Ausschreibung wiederum eine gute Grundlage für den folgenden Vertrag, der idealerweise schriftlich abgeschlossen werden sollte. Auch im Vertrag sollte eine detaillierte Leistungsbeschreibung verankert sein. So lassen sich Missverständnisse von vornherein minimieren, und die Zusammenarbeit kann eher zur Zufriedenheit beider Seiten ablaufen. Wer Subunternehmer beauftragt, sollte wiederum einen Subunternehmervertrag schließen, allein schon, um Haftungsfragen zu klären.

Ausschreibungen im B2B-Portal der Auftragsbank

Die Auftragsbank existiert bereits seit 2009 und gilt als relevantes Portal für die unkomplizierte Vergabe von Aufträgen im B2B-Bereich. Interessierte Nutzer finden hier monatlich über 1.000 Anzeigen aus verschiedensten Branchen. Als Auftraggeber können Sie ohne großen Aufwand Ihre Ausschreibungen einstellen und so innerhalb kürzester Zeit relevante Angebote erhalten.